Hvad skal julefrokosten koste per medarbejder?

Annonce – sponsoreret indhold.

Der findes ikke ét fast tal for julefrokost pris per medarbejder, men der findes en brugbar metode: Læg budgettet op af faste poster (sted, mad, drikke, musik og praktik), og vælg et ambitionsniveau, før du begynder at regne. Den største prisforskel opstår typisk ikke i maden, men i rammerne. Holder I julefrokosten i egne lokaler og lejer det, I har brug for, bliver der ofte flere penge til selve oplevelsen, end hvis alt købes som en samlet pakke hos en restaurant. Her får du overblikket over, hvad der driver prisen, hvilke faldgruber du skal undgå, og hvordan du kan argumentere for dit budget over for ledelsen.

Hvad afgør julefrokost pris per medarbejder, før du har talt med nogen?

Tre valg sætter rammen for prisen, længe før du kigger på menukort og tilbud:

• Sted: Restaurant, forsamlingshus, klubhus eller virksomhedens egen kantine eller hal. Hver løsning har sin egen prisstruktur.
• Længde og format: En sen frokost med få timers drikkevarer er noget andet end en hel aften med spisning, bar og dans.
• Hvem står for hvad: Jo flere funktioner I samler hos én leverandør, jo mere betaler I typisk for bekvemmelighed. Jo mere I selv styrer, jo større kontrol har I over de enkelte poster.

Mange kender følelsen af, at et pakketilbud ser overskueligt ud, men at prisen per hoved stiger, så snart drikkevarer, service, musik og oprydning lægges oveni. Derfor vælger mange virksomheder festudlejning til julefrokost for at holde omkostningerne nede og stadig få en professionel bar- og lydoplevelse. Fadøl, drinks og musik er netop de poster, hvor man ellers nemt betaler for meget, hvis de købes som tillæg i en samlet pakke.

Hvilke budgetposter skal med i en julefrokost?

Et realistisk budget starter med en komplet liste. Det er sjældent de store poster, der sprænger rammen, men dem, man glemmer. Gennemgå følgende:

1. Lokale: Leje af sted, depositum og eventuelt rengøring. I egne lokaler kan posten være tæt på nul, men så skal indretning og oprydning planlægges.
2. Mad: Buffet, anrettet menu eller catering. Husk også vegetarretter og hensyn til allergier.
3. Drikkevarer: Øl, vin, vand, sodavand, alkoholfri alternativer og eventuelt cocktails eller shots. Her adskiller budgetterne sig mest, fordi forbruget afhænger af kulturen i virksomheden.
4. Bar og udstyr: Fadølsanlæg, køling, glas og drinksløsninger.
5. Musik og lyd: DJ, playliste, højttalere og mikrofon til taler.
6. Underholdning og aktiviteter: Quiz, pakkeleg, fotovæg eller popcornmaskine.
7. Transport og overnatning: Særligt relevant i Midt- og Vestjylland, hvor kollegerne bor spredt, og hvor fælles bus eller taxa kan være nødvendigt.
8. Buffer: En fast reserve til det uforudsete, fx flere gæster end forventet.

Hvis du i forvejen skal planlægge hele arrangementet, kan du bruge guiden Sådan planlægger du firmafesten når chefen beder dig om det som tjekliste ved siden af budgettet.

Restaurant eller egne lokaler: hvor får I mest fest for pengene?

En restaurant giver ro i maven. Køkken, personale, borde og oprydning er på plads, og du skal ikke selv stå med logistikken. Til gengæld er prisen ofte bundet til faste menuer og drikkepakker, og der er mindre plads til at skrue på enkelte poster. Populære datoer i december kan også være booket tidligt, så du har sjældent forhandlingsstyrke.

Egne lokaler, et forsamlingshus eller en lejet hal kræver mere planlægning, men giver frihed. Du vælger selv madleverandør, bestemmer hvor meget der skal investeres i bar og musik, og I behøver ikke at forlade stedet, når restauranten lukker. Til gengæld skal du have styr på borde, stole, køling, strøm, adgangsforhold og slutrengøring. Det er netop de praktiske detaljer, som en leverandør af festudlejning kan tage over.

Tommelfingerreglen er, at restaurant passer til små grupper og til dem, der vil have alt leveret uden indsats. Egne rammer passer bedst, når I er mange, når I vil have en fest med bar og dans, eller når I gerne vil have mere kontrol over økonomien.

Hvilke faldgruber gør julefrokosten dyrere end nødvendigt?

De fleste overskridelser skyldes ikke dårlig planlægning, men tillæg og forbrug, som ingen havde regnet med. Hold øje med:

• Drikkepakker uden loft: Er prisen “alt inklusive”, så spørg, hvad der sker efter et bestemt tidspunkt, og om der er tillæg for cocktails eller bestemte øl.
• Bartender hele aftenen: Personale til bar er en reel udgift, som mange glemmer at sammenligne med selvbetjente løsninger.
• Tillæg til lyd og musik: En DJ eller lydpakke fra stedet kan være dyrere end at leje højttalere og selv lave en playliste.
• Manglende afbestillingsregler: Spørg, hvornår I senest kan ændre antallet af gæster uden at betale for tomme kuverter.
• Skjulte gebyrer: Servicegebyr, kork-penge, rengøring og leje af glas eller service bør stå i tilbuddet.
• Underleverandører med egne marginer: Hvis stedet formidler udstyr eller underholdning videre, kan prisen indeholde et ekstra led. Bed om at se, hvad hver enkelt post koster, så du kan sammenligne med en direkte leverandør.
• Glemte skattemæssige forhold: Arrangementets udformning kan have betydning for fradrag og beskatning. Se Skattestyrelsens vejledning, og spørg revisor, hvis du er i tvivl.

Hvordan sparer du penge ved selv at stå for baren og lyden?

Bar og lyd er to af de poster, hvor egen løsning ofte giver mest for pengene. Hos MidtVest Festudlejning fremgår disse startpriser pr. dag:

• Fadølsanlæg: fra 349 kr. med Hancock Black eller Høker og gratis slutrengøring.
• Drinksdispenser: fra 450 kr. Gæsterne tapper selv, så I får barstemning uden at betale for personale hele aftenen.
• Soundboks: fra 295 kr. Den er trådløs, kører på batteri, og mikrofon og stativer kan tilvælges til taler.
• Tøndekøler: fra 100 kr. Den rummer cirka 40 dåser sodavand eller 16 flasker á 0,5 liter og er praktisk til alkoholfri drikke.
• Popcornmaskine: fra 395 kr. Et billigt og visuelt plus ved velkomst eller sent på aftenen.

Et regneeksempel: Fadølsanlæg, drinksdispenser og Soundboks koster tilsammen fra 1.094 kr. for én dag. Med 50 gæster svarer det til cirka 22 kr. per person i udstyrsleje, før selve drikkevarerne. Priserne er startpriser, så tjek det aktuelle tilbud og eventuelle tillæg, fx til levering. Til gengæld indgår levering, opsætning, afhentning, slutrengøring og en vagttelefon hele døgnet hos leverandøren, hvilket fjerner meget af besværet ved at holde festen selv. Leverandøren dækker blandt andet Herning, Silkeborg, Holstebro, Skjern, Ringkøbing og Brande.

Hvordan beregner du et realistisk beløb per medarbejder?

Brug denne tilgang, når du skal lægge tal på og forklare dem for ledelsen:

1. Fastlæg antal gæster inklusive eventuelle partnere, hvis de er inviteret.
2. Vælg ambitionsniveau (se nedenfor).
3. Indhent konkrete tilbud på mad, lokale og udstyr, og læg dem i et regneark med én linje per post.
4. Læg en buffer oven i til ekstra gæster, ekstra drikkevarer og uforudsete udgifter.
5. Divider totalen med antal gæster, så får du beløbet per medarbejder.

Enkelt niveau: samvær og god mad

Egne lokaler eller kantine, simpel buffet, fadøl og en Soundboks til musikken. Fokus er på hygge, ikke på effekter. Dette niveau giver typisk den laveste pris per hoved.

Mellemniveau: fest med bar og stemning

Mad fra en lokal cateringleverandør, fadøl og drinksdispenser, god lyd og lidt ekstra som popcorn eller fotovæg. Det er her, mange virksomheder rammer en god balance mellem pris og oplevelse.

Ambitiøst niveau: hel aften med alt

Anrettet menu, flere barløsninger, live-musik eller DJ, transport og eventuelt overnatning. Prisen stiger, og her skal du sørge for at kunne begrunde de enkelte poster.

Når du fremlægger forslaget, så vis ledelsen to eller tre scenarier side om side med den samlede pris og prisen per medarbejder. Forklar, hvad hvert niveau giver af oplevelse, og hvilke poster der kan skrues op eller ned. På den måde diskuterer I ambition, ikke bare et tal, og du undgår at virke nærig eller at skyde over målet. Husk også at have en plan for alkoholfri alternativer og sikker hjemtransport, så festen er indbydende for alle.